Оглавление:
- Контроль исполнения поручений
- Исполнительская дисциплина: понятие, управление и повышение.
- Контроль исполнения документов
- Организация контроля за исполнением документов
- Глава 6. Контроль исполнительской дисциплины
- Большая Энциклопедия Нефти и Газа
- Контроль исполнением документов
- Контроль исполнения заданий и исполнительская дисциплина
Контроль исполнения поручений
Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать. Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль.
Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1). Задача таких пометок одна – обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать).
До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке.
При завершении исполнения на документе делается пометка об этом
Исполнительская дисциплина: понятие, управление и повышение.
Управление исполнительской дисциплиной заключается именно в этом.Каждый руководитель должен позаботиться о том, чтобы сотрудник время от времени отчитывался о проделанной работе. Как показывает практика, проекты, которые были сданы в день дедлайна намного ниже по качеству, чем те, которые курировались начальством на протяжении всего этапа разработки. Фирме это может принести огромные убытки, которые будут зависеть от размеров неустоек и количества упущенных, выгодных предложений.Управление исполнительской дисциплиной поможет избежать подобных казусов.
Под управлением подразумевается внедрение в фирме системы контроля, которая будет следить за сроками исполнения договоров, улучшать качество проектов и обеспечивать коллективную работу.Исполнительная дисциплина или исполнительская, характеризуется четырьмя основными показателями:
- Качество работы.
- Своевременность.
- Результативность.
- Оперативность.
Эти показатели могут быть улучшены, если уделить особое внимание некоторым моментам.
Контроль исполнения документов
Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации.
Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям. Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение.
В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.
В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля.
В процессе исполнения документа особое
Организация контроля за исполнением документов
Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — распоряжением руководителя, который их установил. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.
Глава 6. Контроль исполнительской дисциплины
При необходимости постановки документа на контроль, руководитель на одном из полей документа, либо в наложенной им резолюции проставляет букву «К».
Большая Энциклопедия Нефти и Газа
С помощью пакета реализуются четыре основные функции: движение кадров; анализ состава работающих; использование рабочего времени; контроль исполнительской дисциплины.
В конкретном случае определяется структура капитальных ( единовременных) и текущих затрат, например до и после внедрения автоматизированной системы контроля исполнительской дисциплины, и по формулам эффективности определяется годовой экономический эффект и частные показатели экономической эффективности мероприятий. Если регулирующие документы, положения, инструкции, регламенты отражают процесс-операции детально, где каждый шаг участников воспроизводственного процесса расписан до мелочей, то разработанные руководством предприятия система контроля исполнительской дисциплины, мониторинг и пр. Разработана система информирования результативности работы исполнителей на своих рабочих местах, в зоне ответственности, в пределах производственного комплекса, на отдельных направлениях деятельности.
Контроль исполнением документов
Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ.
Контроль исполнения заданий и исполнительская дисциплина
Вряд ли среди исполнителей не найдется того, кто отправит свои отчеты 29 января, хотя для этого у него был целый месяц. Таким образом, если срок исполнения задания – 29 января, то мы должны ждать до этого дня.
Если отчета о выполнении нет и 30 января, только тогда можно учитывать задание как неисполненное. Ежедневно руководитель ставит перед своими подчиненными задачи.
О мерах по укреплению исполнительской дисциплины в центральном аппарате Министерства и улучшению документооборота
Заместителям Министра принять действенные меры по обеспечению исполнительской дисциплины в курируемых подразделениях центрального аппарата Министерства, повысить требовательность к руководителям подразделений в части своевременной и качественной подготовки документов и оперативности их прохождения.2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата Министерства:2.1.
В 2-недельный срок проанализировать состояние делопроизводства и исполнительской дисциплины, организацию контроля исполнения поручений в своих подразделениях и принять действенные меры по устранению имеющихся недостатков.2.2.