Деловая переписка – примеры писем


Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский. Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма.

Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение.

Деловое письмо состоит из таких основных частей: 1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы.

Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX». 2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно.

Как написать деловое письмо (образец)

Особенно внимательно следует писать деловое письмо содержащее отказ. В этом случае не следует констатировать отказ в самом начале письма.

В первой части сообщения следует привести убедительные доводы в пользу своей точки зрения, для этого можно использовать такие формулы как-

«К сожалению, мы не можем удовлетворить вашу просьбу»

;- «Глубоко сожалеем, но не представляется возможным удовлетворить ваше пожелание» и т.д.При отказе важно помнить, что в нашу задачу входит отказать, но не потерять заказчика, компаньона и др.Итак, основные правила написания делового письма:- для правильного усвоения сути письма, необходимо несколько раз повторить в тексте просьбу, обращенную к адресату;- в письме-отказе важно указать причины, по которым данная просьба не может быть удовлетворена;- отклонение предложение является формулой отказа.Язык деловой переписки.Важно, чтобы читатель деловой переписки улавливал только ее суть, а не то, каким языком она написана.

Деловое письмо

Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

  • «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
  • «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
  • «Скрытая копия». О факте отправки

Деловое письмо образец.

Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.
Образцы деловых писем

Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами) Уважаемые коллеги!

С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) .

Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.

Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме. С уважением, Коллектив Технического бюро Институт «Оптика» Деловое письмо.

Как правильно написать коммерческое письмо


Написание таких писем служит предупреждением перед подачей иска в суд пострадавшей стороной.

В нем указывают полные данные организации, данные лица, которое направляет письмо, причины, по которым возникла претензия, аргументы справедливости претензии, взыскания в связи с претензией, дата составления, подпись руководителя.Письмо-акцепт (или договорное) – в этом письме содержится прямой призыв заключить сделку. Довольно часто договорное письмо позиционируют как сопроводительное письмо к договору.Как и все виды деловой переписки, стиль написания коммерческих писем должен быть кратким, предельно понятным, содержать исключительно точные и достоверные факты.При написании коммерческого письма следует придерживаться нескольких общепринятых норм:Заголовок

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников».

В тексте письма-акцепта содержатся сведения, какую продукцию и согласно каким условиям компания хотела бы приобрести.
В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

  1. адрес сайта.
  2. адрес электронной почты;
  3. контактные телефоны;
  4. фактический и почтовый адреса;
  5. название (и сокращённое наименование);

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список.

Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

При желании что-то можно добавить или исключить. Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

  1. если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из
  2. минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;

Правильный образец письма-извещения

Бланк представляет собой лист бумаги, чаще всего формата А4, на котором в правом углу расположено обращение — кому адресовано письмо, в левом верхнем углу ставится штамп. Текст самого извещения принято располагать в середине бланка.

А в самом низу обычно ставят подписи, оставляют контактные данные: ФИО, телефон и адрес организации. Если руководителей у фирмы несколько, то подписей будет несколько.

Если мероприятие организовано группой компаний, то подписи каждого руководителя должны быть в письме. Такие письма рассылаются широкому кругу лиц, среди которых могут быть как физические лица, так и юридические компании. Текст извещений для компаний и организаций принято начинать с глагола действия в форме первого лица в единственном или множественном числе.

При общении с частными лицами правильней будет начать текст с глагола в форме третьего лица в единственном числе. При необходимости к извещениям

Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению

пишется оно больше в рекламных целях.

Руководителю важно произвести впечатление на потенциального партнера; фирменный бланк с реквизитами — это придаст сообщению большую значимость; обращение к конкретному сотруднику — безадресные рассылки зачастую расцениваются как спам и не достигают своей цели; автор (тот, чья подпись стоит под письмом) должен быть равным по должности тому, к кому он обращается — это одно из правил этики деловой переписки; текст должен содержать краткую презентацию деятельности компании и перечислять основные приемущества перед конкурентами; после основной части текста перечисляются приложения; заканчивается написание вежливой подписью, с указанием должности, контактной информации и ФИО отправителя.

Читайте также: Рассмотрим подробно образец, этапы написания и содержание разделов. Раздел Краткое

Как написать деловое письмо?

Все правила написания делового письма сводятся к пониманию его структуры: важно уметь правильно начать сообщение, указать его цель, а также закончить.

  • Вступительная часть. Здесь указываем заголовок сообщения, уважительно обращаемся к адресату и указываем цель этого обращения.
  • Основная часть. Излагаем основную суть послания.
  • Заключение. Короткое предложение, являющееся вежливой подписью, например, «С уважением, …»

Стандартный шаблон благодарственного письма может выглядеть так: Скачать образец документа На нашем сайте можно найти подходящий образец написания делового письма.

Письмо о сотрудничестве (образец): Скачать образец документа Образец рекомендательного письма: Скачать образец документа Письмо-ответ в виде отказа от сотрудничества: Скачать образец документа Часто задаваемые вопросы: Как правильно оформлять ответ?